Sparen Sie bis zu 8h Arbeitszeit pro Woche ein

Es gibt schon wieder einen weiteren TOURProfi Vorteil: Dank unserer DATEV Unternehmen Online Integration können Zahlungsprozesse nun digitaler gestaltet werden. Die Eingangsrechnungen werden im jeweiligen Vorgang hinterlegt und können automatisch als ZIP Datei durch DATEV eingelesen werden. Rechnungen müssen nun nicht mehr ausgedruckt, gelocht, abgeheftet, gesucht und ggf. neu eingescannt werden.

Der Vorteil ist, dass man Zeit und Papier spart. Im TOURProfi werden Zahlungen erfasst, diese müssen dann im DATEV nicht nochmals erfasst werden – Sie vermeiden unnötige, doppelte Arbeit.

Vor allem bei Unternehmen mit manuellen Buchhaltungsprozessen lohnt sich diese Schnittstelle besonders.

Am Beispiel unseres Kunden haben wir Ihnen hier eine Beispielrechnung aufgestellt. Jedes Hotel, Busanbieter, Guide, etc. schickt eine eigene Rechnung an die Incoming-Agentur, damit liegen unzählig viele einzelne Rechnungen in Papierform auf dem Schreibtisch oder als PDF-Anhang im E-Mail Postfach. Jede Eingangsrechnung einzelner Leistungen müssen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen damit manuell bearbeiten. Aber nicht nur die Bearbeitung sondern auch bei dieser Menge an Rechnungen den Überblick zu bewahren stellt sich als echte Herausforderung dar. In der Hochsaison sind das ca. 250 Rechnungsvorgänge pro Woche, die mit 2 Minuten Arbeitsaufwand pro Leistungsrechnung verarbeitet werden und damit ist die Buchhaltung allein durch die Rechnungsbearbeitung voll ausgelastet. Das sind ganze 32h Arbeitsaufwand pro Monat, also 4 Arbeitstage.

Durch die Schnittstelle wird im TOURProfi automatisch ein Häkchen gesetzt, wodurch die manuelle Arbeit, die komplett wegfällt (hier gelb markiert):

Wie Sie hier im Vergleich sehen sind mehrere Personen am Prozess beteiligt. Pro Rechnungsvorgang werden 2 Minuten Zeitaufwand für die gelb markierten Tätigkeiten benötigt – durch die Integration der DATEV Unternehmen Onlline Schnittstelle fällt der Arbeitsaufwand der gelb markierten Tätigkeiten komplett weg und es werden 2 Minuten pro Rechnungsvorgang eingespart.

250 Rechnungen x 2 Minuten = 500 Minuten

500 Minuten / 60 Minuten =

8,3333 h

Sie sehen also, es ergibt sich eine Zeitersparnis von über 8h Arbeitszeit pro Woche – einen kompletten Arbeitstag!

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